Фильтрация данных: операции, назначение, примеры
Опубликованно 29.09.2018 08:50
Информация, содержащаяся в электронные таблицы и базы данных, информация не всегда необходима пользователю в каждый момент своей работы в целом. Таким образом, в приложениях MS Office предлагает ряд инструментов, которые позволяют предоставить достаточную информацию для обработки как. В статье мы рассмотрим некоторые из них. Что это такое и для чего
Одним из таких инструментов является фильтрация данных. Ее используют для того, чтобы из всего массива выбрать только те записи, которые удовлетворяют условиям. Вся информация об объекте сохраняется, но человек видит только строки, остальные же, не удовлетворяющие условиям, скрываются.
Выбор осуществляется по одному или нескольким критериям, при установке ограничений в различных областях. Каждое последующее ограничение добавляется к уже существующим, и объем отображаемой информации, снижается, еще больше облегчает работу с матрицей.
Все листы и базы предусматривается возможность найти билетов. Учитывая, что приложения MS Office-это наиболее часто в офисной работе, мы должны изучить работу фильтров в этих программах. Excel
В Excel, фильтрация данных доступна в нескольких формах. Происходит из-за содержания столбцов таблицы в зависимости от типа. Когда выбираются конкретные значения ячеек или условий. Условия отбора строк, также зависят от того, какой тип информации содержится в столбце.
Самый простой способ улучшения инструментов панели "Редактирование" вкладки "ГЛАВНАЯ". Выделяем ячейку в столбце, в раскрывающемся списке кнопки "Сортировка и фильтр", выбираем пункт меню "Фильтр". При этом в первой ячейке столбца появится кнопка со стрелкой, при нажатии на нее, откроется выпадающее меню инструментов для сортировки и фильтрации данных в Excel.
Здесь определяются параметры выбора строк для отображения. Выбор значения
Для примера используем таблицу Excel – прайс-лист магазина косметики. Самый основной тип размножения значение. В таблице цен есть поле "Тип косметических средств. Мы хотим показать все средства по уходу за ногтями. В раскрывающемся списке поля из списка возможных вариантов, среди которых есть "гвозди". Если список элементов столбца слишком длинный, воспользуйтесь полем поиска. Снимаем флажки со всех остальных пунктов, кроме того, поиск, и нажмите кнопку "ОК". Видимыми остались только косметика для ногтей.
Может еще более сократить перечень товаров, для снятия, например, просто продукт от производителя "MAX FACTOR" и в результате лист средства для ногтей этого производителя.
Выбор статуса
Как теперь посмотреть все средства для волос, если среди видов продукции существуют несколько видов: бальзамы, маски, гели и т. д.? Вы можете выбрать несколько позиций флажки, и могут фильтровать данные условия тип поля.
В нашем случае столбец содержит текст, и к нему применяются параметры текста. Пользователь задает строку поиска наименования. Содержимое ячейки приравнивается к строке поиска или исключается из него. Есть возможность найти текст, который начинается с указанных символов или заканчивается ими, содержит или не содержит. Для работы в более сложных условиях, предлагается установить свои правила.
Здесь устанавливается несколько условий. Все они могут быть обязательными для исполнения, или достаточно удовлетворять только некоторые из них ("настройки "И" и "Или"). В генераторе предусмотрена возможность определения условий для различных типов текстовые, числовые, даты и времени, логические и т. д.
Удобным является метод фильтрации данных в MS Excel для числовых полей. Предположим, что в нашем прайс-листе мы хотим найти формы губ, стоимостью до 300 рублей. В столбце "Тип " косметики" мы выбираем флажки в двух положениях: "МАЗЬ" и "БЛЕСК ДЛЯ ГУБ".
В столбце "Цена" выбираем позицию номер " и "фильтры", в отличие от сообщений, текст в столбец с типом косметики.
Выбираем параметры пункт "меньше или равно" и в диалоговом окне настройки выставить сумму 300 руб. После нажатия на кнопку "OK", получаем список из четырех типов носителей "карандаш для Губ" "Блеск для губ" и будет стоить менее 300 рублей.
Наконец, добавим еще условие фильтрации данных по цвету. Наш прайс-лист содержит примеры цветовой гаммы макияжа. Мы будем использовать этот и выбираем средство для губ светло-розового оттенка. В меню, в колонке "Цвета" выбираем пункт "цветовой Фильтр", нажмите кнопку "Другие цвета ячеек", если предложение выбора не достаточно, и выбираем нужный цвет. Кнопку "ОК" - это только инструменты, на уровень цен, и цвет полотна. Сортировка и поиск информации
Даже после того, что лишние записи будут скрыты, все еще может быть много для выбора или анализа. В этом случае применяется еще одну удобную возможность MS Excel – сортировка. Уже чужеродных генов у нас в меню есть элементы, которые помогают строить элементы таблицы в произвольном порядке, что облегчает поиск.
Организации элементов в столбце возможно, в зависимости от типа информации, которую содержит. Для текстовых полей, предлагается рассылки от "А" до "Я" и в обратном направлении. Его удобно применять, например, для более удобного поиска по фамилии клиента, имя партнера и т. д.
Числовые поля сортируются в порядке возрастания и убывания. Следует быть внимательным в случае, если число, введенное в столбец текста. В этом случае они организованы в виде текста, то есть, числа 10, 11, 100, 12, 110, идут в таком порядке, в зависимости от формата поля: Сортировка в числовом формате Сортировка в текстовом формате 10 10 11 100 12 11 100 110 110 12
Записи сортируются по ряду параметров. Для этого, существует возможность пользовательской сортировки в меню кнопки "Сортировка и фильтр". Вы сами выбираете, какие поля сортировки, какого рода и в каком порядке применяется:
Пользовательские списки, содержащие названия дней недели и месяцев, и пользователь может ввести свой собственный со своими элементами. Базы данных Access
Не менее полезным фильтрация в базах данных. В Access существует несколько вариантов для получения необходимой информации: - с помощью общих параметрах определенное значение, форма и консультации.
В главном окне приложения находится на панели инструментов "Сортировка и фильтр". Кнопки в ней используются для выполнения указанных операций. Access использует тот же механизм, что и в Excel. Остановимся более подробно на методах, с которыми мы еще не знакомы. Формы
Общая фильтрация данных в Access производится так же как и в MS Excel, с помощью выпадающего меню в заголовке столбца. По аналогии выбирается один или несколько элементов из списка доступных или применяется отбор в зависимости от типа данных столбца.
Для того, чтобы использовать в качестве параметра конкретное значение в ячейку, выделить эту ячейку и выбрать в меню "Выделение" на панели "Сортировка и фильтр", или вызвать список действий, доступных на правую кнопку. Возможность выбора зависят от типа, к которому принадлежит содержимое ячейки.
Фильтр по форме – простой способ найти билетов с возможностью использовать различные параметры. Он называется " операция "Дополнительно" - "Фильтр по форме. Это создает пустой бланк, на который ставится "опции", затем коснитесь "Дополнительно" - "Применить". Теперь форма содержит только записи. Запросы для выбора данных
Дополнительная форма фильтрации данных в базе данных являются запросы. Их создание требует времени и необходимых навыков, но запросы, обладают рядом преимуществ. Прежде всего, после ввода запроса и выбора, сохранив его, вы получаете механизм, который можно использовать постоянно, для составления отчетности линий вывода сложных форм, запросов, перекрестных ссылок и т. д.
В запросах можно использовать поля из нескольких таблиц, добавление условия для получения данных от каждого из них. Эти объекты базы данных создаются с помощью Конструктора, мастера запросов или SQL редактор.
SQL-запросы для выбора имеют структуру типа
Select [список полей]
From [Таблица]
Where [условия]
Здесь, в блоке условия устанавливаются параметры, по которым выбираются записи. Для примера составим запрос, чтобы выбрать записи из таблицы "Товары на складах". Несмотря на то, что у нас есть, что выбрать строку с вазы под наименованием "Восторг" и увидеть, сколько продукта с таким названием есть в каждом из складов.
SELECT [Товары со складов].[Тип продукта], Вазы.Ваза, [Товары в магазинах].Хранилище, [Товары в магазинах].Число
FROM Вазы INNER JOIN [Товары в склады] ON Вазы.Код = [Товары в склады].Название
WHERE ((([Товары со складов].[Тип изделия]="Ваза") AND ([Вазы].[Ваза]="Восторг"));
Результат будет выглядеть так:
В режиме конструктора запрос выглядит следующим образом:
Сохранение и последующее применение
Иногда возникает необходимость многократного использования после установки выбора или автоматического применения при создании таблицы или формы. Поддержание условий происходит автоматически при закрытии объекта. Предстоящее открытие отображаются все записи, и чтобы применить сохраненный ограничений, необходимо нажать кнопку "Фильтр" на панели "Сортировка и фильтр".
Для автоматического применения, необходимых для выбора, используйте свойство объекта Фильтра при загрузке", если установлено "Да"
Другой способ сохранения и последующего использования в качестве запроса. Для этого устанавливают дополнительно. Настраиваются необходимые поля для поиска, сортировки и фильтрации данных и сохраняет их в контекстном меню. Впоследствии загружаются из того же меню с помощью команды "Загрузить из запроса"
Поиск и построение списка в Access
По аналогии с MS Excel, MS Access предоставляет пользователю возможность сортировки по столбцам, для облегчения поиска информации. Сортировка значений сортируются в алфавитном порядке, чтобы текст (в обратном порядке), возрастанию и убыванию для числовых данных и дат. Можно наносить в несколько полей одновременно, что еще более помогает в задаче поиска записей. Текстовые поля распределяются между заглавными и строчными буквами.
Для поиска билетов с доходом, правильные линии используется механизм поиска – кнопка "Поиск" одноименной панели инструментов. В окне вносятся параметры поиска, в строке, где адрес в поле, регистр.
Механизмы сортировки, поиска и фильтрации данных в электронных таблицах и базе данных, облегчающие работу с большими объемами информации. Если научиться пользоваться ими легко, использование этих инструментов будет обычным, ускорит и облегчит ежедневный труд. Автор: Татьяна Торговле 17 Сентября 2018 года
Категория: обо всём
